PENULISAN MINIT MESYUARAT

PRAPENULISAN MINIT MESYUARAT
1.  Untuk melicinkan perjalanan mesyuarat, setiausaha perlu menyediakan beberapa perkara di peringkat pramesyuarat iaitu :
 -  Surat / notis panggilan mesyuarat.
 -  Tempahan tempat / bilik mesyuarat (hendaklah dipastikan tempat mesyuarat lengkap peralatannya,
     sesuai dan dalam keadaan baik)
 - Tempahan jamuan ringan.
 -  Buku kehadiran mesyuarat.

2.  Minit mesyuarat ialah laporan mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam
     sesuatu mesyuarat. Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat. Terdapat dua peringkat dalam
     penyediaan minit mesyuarat iaitu :

a) Peringkat pertama, setiausaha mencatatkan:
    - Semua isi penting dari mula hingga akhir mesyuarat.
    - Semua keputusan yang dicapai
    - Cadangan atau sokongan serta undian yang dibuat (jika berkaitan) .
    - Nama pencadang dan penyokong (jika berkaitan).
    - Jumlah undi menyokong dan menentang ( jika berkaitan).
b) Peringkat kedua, setiausaha menulis minit secara gramatis, jelas dan tepat.
     Draf minit disediakan tiga hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi .
    - Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas mesyuarat.
    - Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan untuk melaksanakan tindakan yang diputuskan
      dalam mesyuarat.

PENULISAN MINIT MESYUARAT

1.  Minit mesyuarat penting kerana minit merupakan sumber atau dokumen rujukan.
2.  Format minit lazimnya disusun mengikut agenda mensyuarat dan perlu kemas dan teratur.
3.  Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal berikut:
     - Butiran tentang mesyuarat
      a) Nama mesyuarat
      b) Bilangan kali mesyuarat
      c) Tarikh
      d) Masa
      e) Tempat
      f) Pengerusi mesyuarat
      g) Agenda
    - Dokumen
      Bahan bertulis untuk dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)
    - Senarai kehadiran (untuk ditandatangani oleh ahli mesyuarat)
      Senarai lengkap anggota yang hadir penting bagi mengesahkan minit dan pandangan mereka
      sama ada sah atau tidak.

4.  Kehadiran ditulis mengikut susunan yang berikut:
    - Yang Hadir - nama anggota mesyuarat yang hadir serta jawatan.
    - Yang Tidak Hadir - senarai nama anggota yang tidak hadir (sama ada dengan alasan atau tidak).
    - Yang Turut Hadir - senarai nama (bukan AJK) yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas.
    - Urus Setia ( yang berkaitan).

5.  Isi Minit Mesyuarat
     Ucapan alu-aluan pengerusi
     - Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
     - Perkara berbangkit
     - Perkara yang ditetapkan dalam agenda.
     - Hal-hal lain
     - Ucapan penutup/penangguhan pengerusi
     - Tandatangan pencatat (setiausaha)
     - Tandatangan penyemak/ pengerusi mesyuarat
     - Setelah draf minit mesyuarat siap draf dikemukakan kepada pengerusi untuk disemak tidak lewat
       3 hari selepas mesyuarat.
     - Selepas draf minit disemak, oleh pengerusi salinan minit yang bersih disediakan.
     - Salinan minit dihantar kepada setiap anggota seminggu selepas mesyuarat.
     - Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat.

PENGESAHAN MINIR MESYUARAT

1. Pengerusi meminta setiausaha mambaca minit mesyuarat.
2. Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir.
3. Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan)
4. Perkara berbangkit- laporan sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir secara ringkas.
5. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan atau institusi atau   
    pegawai yang berkenaan.
6. Mencatatkan hal-hal lain dan perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat.
7. Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan pengerusi menandatangani minit pada
    tempat yang disediakan.

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT YANG BAIK

1. Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat. laras bahasa rasmi dan mematuhi
    prinsip asas penulisan.
2. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang
    dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat.
3. Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis iaitu satu ayat utama dan ayat
    tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti bahawa, supaya, yang dan agar.
4. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan
    perlu dicatatkan .
5. Waktu ditanggihkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat- buka  ditamatkan kerana
    mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu kali yang terakhir.
6. Pada bahagian akhir /penutup mesyuarat, dicatatkan nama dan jawatan orang yang mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan anggota mesyuarat.